تأسيس مراكز الوثائق والمحفوظات

بحمدالله وتوفيقه.

بعد تجربة وخبرة عملية على مدى السنوات الماضية ولله الحمد بأكثر من جهة ضمن مراكز الوثائق والمحفوظات.

يُعتبر تأسيس مراكز الوثائق والمحفوظات عملية تتطلب إلمام ورؤية واضحة لإدارة ومعالجة الوثائق، وفهم طبيعة عمل ( الجهة أو المؤسسة ) وجميع مجالاتها وأنشطتها وإجراءاتها ومعرفة سير إنتاج الوثائق وحصر كافة الوثائق الناتجة عن أعمالها.

إعداد إطار تنظيمي واضح يشمل السياسات والإجراءات والأدلة الإرشادية وفقاً للتشريعيات المنظمة للوثائق وضبط كافة صلاحيات الوصول للوثائق، وتفعيل دور اللجان المعنية بالوثائق وتوفير بنية تحتية مناسبة لحفظ الوثائق وكافة التجهيزات وفق أعلى المعايير.

تبنّي أنظمة مناسبة لإدارة ومعالجة الوثائق، متوافقة مع الأنظمة واللوائح المنظمة لذلك، وبما يدعم التوجه نحو التحول الرقمي مع أهمية التكامل مع الإدارات المعنية مثل ( إدارة الاتصالات الإدارية، وإدارة البيانات، والأمن السيبراني ).

” تأسيس عمل مراكز الوثائق والمحفوظات عملية متكاملة تعتمد على التخطيط التنظيمي، إدارة الوثائق، البنية التحتية، الأنظمة الرقمية، والتكامل الإداري لضمان تحقيق الأهداف ويُعد الدعم الإداري عنصر أساسي في نجاحها “.